Zásady ochrany osobních údajů

  1. Tyto zásady ochrany osobních údajů stanoví principy, na jejichž základě jsou zpracovávány osobní údaje při provozování a využívání systému Evidentist formou SaaS („Software as a Service“) (dále jen „systém Evidentist“), a to osobní údaje, které do systému Evidentist provozovaným společností HENRY SCHEIN s.r.o., IČO: 053 24 271, se sídlem Černokostelecká 2085/24, Strašnice, 100 00 Praha 10 (dále jen „HENRY SCHEIN“) vkládají a zadávají osoby, které zakoupily vybranou verzi systému Evidentist a byl jim umožněn přístup a užívání tohoto systému na základě smlouvy o využívání systému Evidnetist formou SaaS (dále jen „Uživatel/-é“ a „Smlouva“) a dále osobní údaje samotných Uživatelů systému Evidentist. Znění těchto zásad je výslovně odsouhlaseno mezi HENRY SCHEIN a Uživatelem.
  2. Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
  3. Zpracování osobních údajů Uživatelů probíhá v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) a v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů.
  4. Správcem osobních údajů se ve smyslu GDPR rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Zpracovatelem je podle GDPR fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.
  5. Systém Evidentist je provozován v cloudovém prostředí, jehož poskytovatelem je společnost Google a ochrana a zpracování osobních údajů se rovněž řídí prohlášením o ochraně osobních údajů společnosti Google.
  6. Osobní údaje získává HENRY SCHEIN přímo od Uživatele, který je do systému Evidentist zadává nebo jinak umožňuje HENRY SCHEIN s osobními údaji nakládat.
  7. Databázová složka systému Evidentist obsahuje osobní údaje fyzických osob, ve vztahu k nimž je Uživatel v postavení správce osobních údajů. Uživatel je povinen plnit veškeré informační povinnosti a získat veškerá povolení a souhlasy k tomu, aby byli Uživatel a HENRY SCHEIN oprávněni nakládat s osobními údaji ve smyslu těchto zásad.
  8. Při poskytování některých služeb systému Evidentist dochází ke zpracování osobních údajů společností HENRY SCHEIN za účelem a v rozsahu určeném Uživatelem a na základě jeho pokynů, HENRY SCHEIN se v takovém případě nachází v postavení zpracovatele těchto osobních údajů. Jedná se zejména o službu technické podpory. Povinnosti stanovené smlouvou se pro tento účel považují za pokyn Uživatele. Samostatného pokynu Uživatele není zapotřebí v případě, že zpracování vyplývá ze Smlouvy a je součástí povinností HENRY SCHEIN. V ostatních případech zpracování osobních údajů vyplývajícího ze Smlouvy působí HENRY SCHEIN a Uživatel v postavení samostatných správců, neboť zpracovávají osobní údaje každý pro samostatně určený účel.
  9. Při zpracování osobních údajů se jedná zejména o osobní údaje Uživatele, jeho zaměstnanců, statutárních či jiných zástupců, spolupracujících osob, klientů, obchodních partnerů Uživatele či osobní údaje jiných zúčastněných osob nebo osob, které Uživatel vložil do systému Evidentist při jeho užívání. Uživatel bere na vědomí, že HENRY SCHEIN bude mít přístup k těmto osobním údajům je oprávněna tyto osobní údaje zpracovávat pro účely uvedené v těchto zásadách.
  10. Kategorie zpracovávaných osobních údajů při provozu systému Evidentist jsou zejména následující:
    1. identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, IČ, DIČ, členství v profesních komorách, uživatelské jméno a heslo),
    2. adresní údaje (adresa bydliště a místa podnikání, e-mailová adresa, telefonní číslo);
    3. popisné údaje (bankovní spojení, kopie dokumentů, historie objednávek apod.);
  11. Uživatelem poskytnuté informace a osobní údaje využívá HENRY SCHEIN zejména k tomu, aby mohla:
    1. poskytovat služby systému Evidentist a související licenci;
    2. kontaktovat Uživatele a poskytnout Uživateli vyžádané informace;
    3. plnit zákonné povinnosti;
    4. plnit smluvní povinnosti ve vztahu k Uživateli (např. technická podpora systému Evidentist a souvisejících služeb);
    5. zasílat Uživateli obchodní sdělení, vč. informací o reklamních akcích, událostech, o změnách a nových službách apod.; zasílání obchodních sdělení může Uživatel kdykoliv odmítnout;
    6. zlepšit uživatelské prostředí systému Evidentist a služby poskytované HENRY SCHEIN, vč. služeb zákaznické podpory;
    7. vést záznamy o uživatelských údajích, vč. správy a ukládání hesel Uživatelů;
    8. analyzovat svou obchodní činnost a fungování systému Evidentist, k čemuž používá i informace ze souboru cookies na webových stránkách;
    9. chránit své oprávněné zájmy (např. při potenciálním uplatňování zákonných nároků vůči Uživateli);
  12. Právním základem pro zpracování osobních údajů je
    1. plnění uzavřené Smlouvy o využívání systému Evidentist formou SaaS;
    2. plnění zákonných povinností;
    3. oprávněný zájem HENRY SCHEIN např. pro účely vymáhání svých nároků, zasílání marketingových sdělení a newsletterů, analyzování své obchodní činnosti apod.
    4. souhlas Uživatele udělený odsouhlasením těchto zásad nebo samostatně pro konkrétní zpracování.
  13. HENRY SCHEIN nepředává získané osobní údaje třetím osobám, s výjimkou společnosti Tom Atom s.r.o. IČO 03360482, za účelem provádění vývoje a správy systému Evidentist pro společnost HENRY SCHEIN. Strany nezapojí do zpracování osobních údajů dalšího zpracovatele nebo jakoukoliv třetí osobu v rozporu s těmito zásadami.
  14. Místem zpracování osobních údajů je Česká republika, případně jiný členský stát Evropské unie, v němž jsou umístěny servery.
  15. Uživatel a HENRY SCHEIN se zavazují, že s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům práce s osobními údaji a informacemi a přístupu k nim přijmou veškerá technická a organizační opatření k zabezpečení ochrany osobních údajů k vyloučení možnosti neoprávněného nebo nahodilého přístupu třetích osob k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití. Tato povinnost platí i po ukončení práce s osobními údaji a přístupu k nim.
  16. HENRY SCHEIN a Uživatel se zavazují poskytnout si vzájemně veškerou potřebnou součinnost a podklady pro zajištění bezproblémové a efektivní spolupráce, např. pokud subjekt údajů uplatní své právo, jehož výkon se může dotýkat obou stran, a to zejména v případě jednání s dozorovým úřadem nebo s jinými veřejnoprávními orgány. 
  17. V případě uplatňování práv subjektů údajů ze strany vyřídí tuto žádost ta strana, v jejíž informačních systémech jsou žádostí dotčené osobní údaje zpracovávány. Pokud je žádost adresována nesprávné straně, má tato strana povinnost a poučit o nutnosti adresovat žádost druhé straně.
  18. V případě, že Uživatel informuje HENRY SCHEIN o tom, že kterýkoli subjekt osobních údajů uplatnil své právo vyplývající z GDPR, zejména právo na informace, výmaz, omezení zpracování, přenos osobních údajů, poskytne HENRY SCHEIN Uživateli na jeho žádost veškeré osobní údaje daného subjektu osobních údajů, které v rámci plnění Smlouvy zpracovává v některém ze standardních formátů.
  19. Pokud HENRY SCHEIN a/nebo Uživatel zjistí, že došlo k jakémukoli porušení zabezpečení osobních údajů, jsou povinni se o této skutečnost neprodleně, nejpozději však do 24 hodin od zjištění, informovat druhou stranu a následně neprodleně tento incident řešit.
  20. HENRY SCHEIN neodpovídá za jakékoli překročení účelu zpracování Uživatelem a porušení právního základu zpracování definovaného a realizovaného Uživatelem, pokud není způsobeno porušením povinností ze strany HENRY SCHEIN.
  21. HENRY SCHEIN bude osobní údaje zpracovávat pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění výše popsaných účelů, pro které byly shromážděny, příp. po dobu udělení souhlasu s jejich zpracováním, pokud byl takový souhlas vyžadován a další zpracování osobních údajů po odvolání souhlasu není možné z jiného zákonného důvodu. Dále budou osobní údaje uchovávány po dobu stanovenou právními předpisy, pokud je tak vyžadováno nebo pokud takové uchování může sloužit k plnění oprávněných zájmů HENRY SCHEIN (např. vymáhání nároků). 
  22. Pokud je Uživatel subjektem osobních údajů, je oprávněn požadovat, aby mu HENRY SCHEIN sdělila, jaké osobní údaje Uživatele zpracovává Dále je HERNY SCHEIN povinna umožnit k těmto údajům přístup, opravit nepřesné nebo doplnit neúplné osobní údaje, vymazat osobní údaje Uživatele, pokud nebude existovat zákonný důvod k jejich ponechání. Uživatel má za určitých podmínek právo požadovat omezení zpracování, např. pokud popírá přesnost osobních údajů. Za určitých podmínek má Uživatel právo na to, aby byly jeho osobní údaje přeneseny. Uživatel má rovněž právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, pokud se bude domnívat, že byly porušeny právní předpisy. Dále má Uživatel právo vznést námitku proti zpracování, například pokud HENRY SCHEIN zpracovává osobní údaje z důvodu oprávněného zájmu, čímž dojde i k zastavení zpracování osobních údajů pro tyto účely
  23. Během užívání systému Evidentist jsou používány a ukládají se informace v podobě tzv. datových souborů cookies (malé textové soubory „cookies“). Informace se týkají užívání webových stránek (identifikátory, datum návštěvy atd.), a to zejména za účelem usnadnění užívání a personalizace. Ukládání cookies lze odmítnout. Druhy cookies a postup odmítnutí ukládání nabízí přímo lišta ne webu. Seznam konkrétních používaných cookies najde Uživatel vždy v patičce webového rozhraní systému Evidentist.
  24. Další používané služby

    GOOGLE ANALYTICS

    Používáme v systému Evidentist některé nástroje služby Google Analytics, kterou poskytuje společnost Google Inc., se sídlem 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA („Google“), pro analýzu návštěvnosti a používání webu. Jedná se o cizí cookies (cookies třetích stran), které se shromažďují a zpracovávají anonymně pro potřeby monitorování prohlížení a zvýšení efektivity navigace (výkonnostní cookies). Tyto cookies jsou řízeny třetí stranou a a nemáme přístup ke čtení nebo zápisu těchto údajů.

    Analytické cookies Google Analytics se používají ke shromažďování informací, které nám pomáhají zjišťovat, jakým způsobem návštěvníci využívají internetové stránky systému Evidentist a jaké jsou jejich preference, ovšem anonymně (mezi shromažďovanými informacemi je však IP adresa uživatele). Google Analytics tyto informace shromažďuje a zpracovává proto, aby z nich následně sestavil statistické přehledy o využití internetových stránek, resp. užívání systému Evidentitst. Nevyužíváme ale tento nástroj k monitorování ani ke shromažďování osobních údajů ani jiných informací, které by mohly vést k identifikaci návštěvníků. Naše internetové stránky nedovolují provádět operace tohoto typu třetím stranám. IP adresy nejsou přiřazovány k žádným jiným údajům, které Google vlastní, ani se nepokouší přiřadit žádné IP adresy k žádným identitám uživatelů webových stránek. Google může tyto informace postoupit třetím stranám, jestliže to nařizují právní předpisy nebo jestliže třetí strany zpracovávají tyto údaje pro potřeby a ve jménu společnosti Google.

    Podrobnější informace o cookies nástrojích Google Analytics naleznete na webových stránkách Google: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=cs&ref_topic=2919631.
  25. V HENRY SCHEIN jsme zavázáni uplatňovat tyto zásady a princip zodpovědnosti. Z tohoto důvodu máte-li jakékoli obavy nebo otázky týkající se používání vašich osobních údajů, kontaktujte nás: gdpr@henryschein.cz.