Inventura jako ukazatel kvalitně vedeného skladu

Inventarizaci nemá stomatologický personál moc v lásce. Není divu - je to několik hodin (u někoho dokonce dnů) titěrné a monotónní práce. Navíc se nemůžete starat o pacienty a práce se během inventury hromadí.

Proč tedy vůbec inventury dělat?

Inventuru musíte udělat jednou ročně. Jste ze zákona (o účetnictví) povinni inventuru 1x ročně udělat (změna v tomto ohledu se nechystá, pouze se pravděpodobně po roce 2025 bude měnit perioda, ve které musíte inventuru provést). To samo o sobě je docela dobrý důvod. Také jste povinni vést skladovou evidenci, takže to jde ruku v ruce.

Mimo to poctivě provedená inventura často odhalí materiály, které kdysi někdo koupil a nyní ve skladu leží. Takže je můžete zužitkovat a nepropálíte peníze.

V poslední řadě inventura zajistí ve skladu (a v datech, pokud máte elektronickou evidenci) pořádek. Sklad se poklidí, vyhážou se prázdné obaly, objeví se potenciální proexpirované materiály, zjistí se docházející zboží, na které se zapomnělo, atp.

Já se vás ale v tomto článku nechci snažit přesvědčovat o tom, proč inventuru dělat. Chci vám místo toho ukázat, jak si díky inventuře můžete vyhodnotit, jestli děláte sklad dobře.

Správnost inventury jako ukazatel dobře řízeného skladového hospodářství

Inventura se provádí zadáním reálných množství daných produktů (v daných šaržích) do tzv. inventarizačního listu. Ke každé šarži byste měli zadat, kolik jste jí reálně napočítali. Tento list byste pak měli porovnat s realitou ve své skladové evidenci.

Pro spočítání toho, jak moc jste ve skladové evidenci přesní, využijte jednoduchý výpočet:
Počet chybných řádků - to jsou ty, u nichž jste našli jiný počet než je v evidenci - podělte celkovým počtem řádků a vynásobte 100. Tím si spočítáte, kolik % řádků v inventuře bylo špatně.

Vyšlo vám nějaké číslo (např. 30%), ale co to vlastně znamená? Je to dobrý nebo špatný výsledek?

Je jasné, že jako dentální kliniky budete mít procenta řádků, kde se realita liší od evidence, v řádku desítek procent. Nemáte dedikované zaměstnance pouze pro sklad (skladníky) a ordinační frmol je neúprosný - akutní výkon má vždy přednost před řešením skladové evidence. Tzn. se nemůžete porovnávat s klasickými sklady, které má např. Alza nebo Rohlík.cz.

S Evidentistem jsme viděli již hodně inventur. Proto, abyste si mohli udělat představu, co je dobrý výsledek a co naopak výsledek, který je třeba zlepšit, připravili jsme jednoduchou ilustrační vizualizaci. Najděte se v ní a prověřte, jak na tom jste. Vizualizace počítá s prováděním inventur každé 3 měsíce.

Samozřejmě do výsledků inventury vstupují různé faktory, např.:

• Velikost personálu kliniky (čím větší, tím chybovost bývá vyšší)
• Stálost či naopak časté změny personálu (časté změny zvyšují chybovost)
• Kvalita softwaru evidence skladu (když není uživatelský přátelský, personál ho nepoužívá a navyšuje chybovost)
• Frekvence provádění inventur (čím méně často inventuru děláte, tím vyšší bude chybovost)
• Jak dlouho už software pro evidenci používáte (první inventury mívají vyšší chybovost)

Berte je tedy v potaz a nebuďte skleslí z toho, že se jako pětikřeslová klinika nedokážete dostat na chybovost tak nízkou, jako mívají jednoordinační stomatologická zařízení.

Příčiny špatných výsledků

Pokud jste se našli ve vizualizaci v červené hodnotě, pak bych vám silně doporučoval se na skladové hospodářství na klinice mrknout více a ujistit se, že všichni dělají, co mají.

Nejčastější příčiny špatných výsledků inventury:

1. Absence nastavených skladových procesů - personál neví, co a jak by měl ve skladu přesně dělat a nikdo na to nedohlíží a personál neškolí.
2. Nedostatečná připravenost materiálů v ordinaci na výkony (neustále běhání do skladu, při kterém není čas něco někam evidovat)
3. Neochota či lenost personálu při naskladnění a vyskladnění změny kamkoliv zapisovat
4. Laxní přístup managementu (chybí tlak shora, takže je vlastně jedno, že evidence je plná chyb)

Pokud bude výše existují, neexistují izolovaně. Problémy vždy bývají kombinací výše uvedeného. Pakliže to chcete změnit, musíte začít u bodu č. 1 a poté č. 4. Pokud chcete tlačit shora, pak musí existovat zdokumentované procesy, podle kterých bude sklad řízen. Tzn. alespoň:

• Naskladnění zboží
• Vyskladnění zboží
• Nakupování
• Inventarizace

Pro dokumentaci doporučuji např. nástroj miro.com. Dokumentace nemusí být nějaká superdokonalá, stačí něco jednoduchého - např. takto. Hlavní ale je, abyste ze skladových operací udělali procesy a všichni je dělali stejně. Pak už je to totiž jen o tom, jak sehraný máte personál.

Takže co je tedy dobrý výsledek?

Na 0% chybovost se nedostanete - a ani to nemá smysl. Úsilí, které byste tomu museli věnovat, je neúměrně dražší než benefit, který to přinese. Pokud budete mít dlouhodobě chybovost nižší než 10 %, pak děláte sklad skvěle a můžete se pochválit.

Pokud jste dlouhodobě s chybovostí v rozmezí 10-20 %, váš sklad funguje dobře a i když skladové hospodářství můžete zlepšit, dobře si zvažte, jestli to pro vás má smysl, nebo jestli tuto míru chybovosti akceptujete.

Pokud se však dlouhodobě nacházíte nad 20% chybovostí, pak určitě zapátrejte, co můžete změnit. Nebo nás kontaktujte a my vám pomůžeme navrhnout kroky ke zlepšení.

Nezapomeňte - pokud zavedete nějaký nový software pro evidenci skladu, vždy potrvá, než si personál zvykne a než si všechny procesy sednou. Očekávat, že hned při první inventuře budete mít chybovost pod 10 % je bláhové. Dejte si za cíl, aby chybovost s každou další inventurou klesala. To je hlavní ukazatel toho, že to děláte dobře.