Nakupování materiálů už nemusí být žrout času a peněz

Abyste se v ordinaci mohli soustředit na své pacienty, musíte mít zásoby materiálu pod kontrolou. Jen kdyby nákupy nezabíraly tolik času.

Doplňování zásob by mělo mít jasný systém. Realita je ale často taková, že nákupy probíhají živelně, jsou neefektivní a zabírají spoustu času. Přečtěte si, kde kliniky při nakupování materiálu zbytečně pálí čas a jak to můžete změnit.

4 největší časožrouti při nákupu materiálu

1) Nákupy řeší samotní lékaři

Místo toho, aby věnovali svůj čas pacientům na křesle, tráví ho někteří zubaři nákupem materiálu. Nebo nákupy řeší o víkendech nebo po večerech, protože jindy na administrativu nemají čas.

K nákupu dentálních materiálů přitom člověk nemusí mít lékařský titul. Po zaškolení a s rozumně nastavenými procesy to zvládne každý administrativní pracovník. Stomatolog je to nejcennější, co v ordinaci máte – tak jeho čas využijte smysluplněji než administrativou.

2) Nakupujete bez digitální evidence

Pokud nemáte skladovou evidenci, nebo ji dostatečně neudržujete, nákup se vám protáhne. Při objednávání materiálu se musíte několikrát zvednout, jít do skladu a ujistit se, co dochází a čeho máte naopak přebytky. Sice tak uděláte něco pro své zdraví, ale každý nákup vám zabere klidně i dvojnásobek času.

Stejně tak ztrácíte drahocenné minuty i hodiny, pokud požadavky luštíte ze sešitku nebo lístečků od sestřiček. Nejen kvůli nečitelnému rukopisu, ale třeba i proto, že každá z nich materiál pojmenuje po svém.

3) Nemáte přehled o materiálu, který dochází

Pokud nevíte, jaký materiál vám dochází (a že vám vůbec dochází), hrozí chyby. Zapomenete koupit to, co jste koupit měli, nebo naopak koupíte něco, čeho máte na skladě dost.

V prvním případě řešíte dodání na poslední chvíli a třeba i za vyšší cenu, přinejhorším musíte odkládat zákroky, protože nemáte materiál. V tom druhém zase riskujete, že vám přebytečný materiál proexpiruje. Opravy a storna objednávek nebo dodatečné nákupy zase berou čas navíc.

„Díky Evidentistu vždycky včas vidíme, které zboží nám už dochází, nebo mu končí expirace. Systém to hlídá za nás, takže jsme dobře připraveni i na kontrolu ze SÚKL. Objednávky máme na pár kliknutí a inventuru zvládnu sama za pár hodin.“

Blanka Krejčová, DiS.
– Zubní centrum LaDenta

4) Nakupujete příliš mnoho různých materiálů

U víceordinačních zařízení se setkáváme s tím, že si každý stomatolog vybírá, jaký materiál použije. To znamená, že klinika objednává stejný materiál u různých značek. Samo o sobě to ničemu nevadí a můžete mít relevantní důvody to takto dělat.

Zvažte ale, zda nemohou vaši stomatologové používat některý materiál společně – zjednodušíte si tím objednávky, ušetříte spoustu času a zároveň dokážete lépe předvídat spotřebu i zabránit expiraci materiálu.

Co dělat, aby nákup materiálu nebyl žrout času

Ať už se potýkáte s jedním nebo více časožrouty při nákupu, pomůžou vám následující kroky.

Ještě před tím, než se do nich pustíte, si ale pořiďte digitální skladovou evidenci – ta je pro efektivní nákup nezbytná. Už jen proto, že v ní vidíte, co je objednané, co na cestě a co dochází a musíte koupit.

Nastavte si nákupní proces

Nákup materiálu do ordinace není to stejné, jako když v supermarketu vybíráte, co si koupíte k večeři. Je to proces – souslednost kroků, které při opakování vedou vždy k stejnému cíli, tedy nákupu materiálu, který dochází a který potřebujete.

Pro dokumentaci celého procesu doporučujeme třeba nástroj Miro – zdarma si v něm vytvoříte procesní flowchart, tedy takový graf jednotlivých kroků. Není to nic složitého, stačí pár obdélníčků a šipek.

Při nastavení nákupního procesu vám pomůže, když si zodpovíte na následující otázky:

1. Jak zjistíte, co potřebujete koupit? Tedy, odkud vyčtete, jaký materiál dochází (např. ze skladové evidence jako Evidentist) a co chtějí lékaři dokoupit (např. z formulářů v MS Forms či Google Forms, z e-mailu apod.).
2. Kdo je za nákup zodpovědný? A kdo jej zastoupí během nemoci či dovolené?
3. Jak často nakupujete? Dbejte na to, aby nákupy byly pravidelné (akutní nákupy mimo pravidelný proces jsou jen výjimkou, ne běžným stavem).
4. Jaké má nakupující pravomoci? Může nakupovat na více e-shopech? O jaké cenové odchylce může rozhodnout sám a kdy musí žádat o schválení nadřízeného?

Díky pevně nastavenému procesu se můžete spolehnout, že nákupčí přesně ví, co má dělat, a v ordinaci vždy budete mít všechen potřebný materiál.

Určete si skladová minima

U mnoha produktů, zejména u těch rychloobrátkových, které nakupujete nejčastěji (např. rukavice), si můžete snadno určit, jaké množství chcete mít vždy skladem. Tato skladová minima zanesete do digitální evidence. Jakmile stav materiálu klesne pod minimum, nákupčí hned ví, že ho do příští objednávky musí zahrnout.

V praxi není možné nastavit skladové minimum ke všemu – dobré bude, pokud podle skladových minim zvládnete nakupovat víc než polovinu skladového sortimentu.

Skladová minima nastavujte s ohledem na trvanlivost zboží, četnost nákupů i velikost kliniky.

Exportujte objednávky přímo dodavateli

Místo klikání na e-shopech dodavatelů můžete jedním kliknutím do košíku přidat všechen materiál, který vám podle skladových minim dochází. Ručně pak přidáte například materiály, které požadují lékaři. Zboží si také můžete rozřadit podle dodavatelů.

Jakmile máte v košíku vše, co potřebujete, vyexportujete si soubor s objednávkou (ve formátu PDF nebo XLSX) a ten pošlete dodavateli.

Takhle jednoduché je nakupování díky Evidentistu – za pár minut máte hotovo bez ohledu na množství objednávaného zboží nebo počet dodavatelů.

K nákupu u různých dodavatelů máme ještě jednu poznámku. Některé kliniky tráví spoustu času hledáním těch nejlepších cen na trhu – ve finále ušetří na materiálu, ale zaplatí časem nákupčího. Pokud je to i váš případ, zkuste místo toho oslovit obchodní zástupce svých dodavatelů a domluvte se s nimi na rámcové smlouvě, kterou zafixujete ceny materiálů třeba na rok dopředu.

Úplná automatizace nakupování

Dovedete si představit, že byste jednou objednávání vůbec neřešili a vždy měli skladem vše, co potřebujete?

My v Evidentistu to zatím neumíme – ani nikdo jiný. Ale pro rok 2025 a 2026 hledáme cesty, jak automatizaci objednávání našim uživatelům umožnit. Nevíme, jestli půjde nákup dentálních materiálů automatizovat úplně, ale chceme se pokusit aspoň o dílčí kroky a výsledky s vámi budeme sdílet.

Do té doby aspoň využívejte toho, co digitální skladová evidence umí – zadávání skladových minim, hlídání expirace i množství materiálu skladem, pohodlné objednávání u dodavatelů a hlavně všechny informace na jednom místě. Už jen tím uspoříte spoustu času.